La dichiarazione sostitutiva non è uno strumento a contenuto libero. La legge individua tassativamente gli stati e i fatti autocertificabili, e l'uso al di fuori di quel perimetro produce un documento privo di efficacia, che la pubblica amministrazione è tenuta a respingere.
Stati e qualità autocertificabili
- Data e luogo di nascita, residenza e cittadinanza, oltre al godimento dei diritti civili e politici.
- Stato civile, situazione di famiglia, esistenza in vita, nascita del figlio e decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente.
- Titolo di studio conseguito, esami sostenuti, qualifica professionale, titolo di specializzazione, abilitazione e formazione.
- Situazione reddituale ed economica, assolvimento di obblighi contributivi, possesso e numero del codice fiscale e della partita IVA.
- Stato di disoccupazione, qualità di pensionato e categoria di pensione, condizione di studente o di casalinga.
- Iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione, qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche.
- Assenza di condanne penali e di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale riferiti al dichiarante.
Fatti esclusi dall'autocertificazione
- Certificati medici e sanitari, comprese le certificazioni di malattia, di idoneità e le valutazioni diagnostiche.
- Certificati veterinari e attestazioni relative alla salute degli animali.
- Certificati di origine e di conformità di merci e prodotti, oltre ai marchi e ai brevetti.
- Certificati di conformità CE e attestazioni tecniche riservate a organismi notificati.
L'esclusione si spiega con la natura tecnico-valutativa di questi atti: non attestano uno stato oggettivo risultante da pubblici registri ma esprimono un giudizio professionale, che non può essere sostituito dalla dichiarazione dell'interessato.
Il dovere della pubblica amministrazione
Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere certificati relativi a stati e fatti autocertificabili: la richiesta costituisce violazione dei doveri d'ufficio ed è valutabile ai fini della responsabilità disciplinare e della misurazione della performance. Dal 2012 i certificati rilasciati dalle amministrazioni sono validi esclusivamente nei rapporti fra privati, mentre nei rapporti con la pubblica amministrazione vanno sostituiti dalle dichiarazioni dell'interessato.
Autocertificazione e atto di notorietà
| Profilo | Dichiarazione sostitutiva di certificazione | Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà |
|---|
| Oggetto | Stati e fatti presenti in pubblici registri | Fatti, stati e qualità a diretta conoscenza |
| Autenticazione della firma | Non richiesta | Non richiesta verso la PA, richiesta verso i privati |
| Copia del documento | Non necessaria se firmata in presenza | Da allegare se inviata o consegnata da terzi |
| Esempi tipici | Residenza, titolo di studio, stato civile | Conformità di copia all'originale, qualità di erede |
La distinzione conta sul piano pratico: quando il fatto da attestare non risulta da un pubblico registro ma è a diretta conoscenza del dichiarante, come la qualità di erede o la conformità di una copia, lo strumento corretto è l'atto di notorietà e non la dichiarazione sostitutiva di certificazione.