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Firma digitale, elettronica o disegnata: le differenze e quando vale
di Brian Barrionuevo · aggiornata il · 6 minuti di lettura
Una firma disegnata su un PDF, una firma su tablet allo sportello e una firma digitale con la chiavetta non hanno lo stesso valore. Questa guida spiega i tipi di firma elettronica previsti dalla legge, che cosa cambia se qualcuno contesta, quando la firma digitale è obbligatoria e quando basta firmare a mano e allegare un documento.
In breve
- La firma digitale equivale a quella autografa e si presume del titolare; la firma disegnata su un PDF è una firma semplice, che il giudice valuta caso per caso.
- I contratti sugli immobili fatti con documento informatico vanno firmati con firma qualificata o digitale, altrimenti sono nulli.
- Per le domande alla pubblica amministrazione basta anche la firma a mano con la copia del documento d’identità, oppure l’accesso con SPID o CIE.
Le firme elettroniche previste dalla legge
«Firma elettronica» non è una cosa sola. Il regolamento europeo eIDAS e il Codice dell’amministrazione digitale (CAD) ne distinguono diversi tipi, che si differenziano per quanto è difficile negarli: più la firma è sicura, più è difficile, per chi l’ha apposta, sostenere di non averlo fatto.
| Tipo | Esempi | Che valore ha |
|---|---|---|
| Firma elettronica «semplice» | il nome in fondo a una email, l’immagine della firma incollata su un PDF, la casella «accetto» | forma scritta e valore di prova valutati dal giudice caso per caso, secondo sicurezza, integrità e immodificabilità |
| Firma elettronica avanzata (FEA) | la firma su tablet allo sportello di banca, posta o ospedale (firma grafometrica) | forma scritta ed efficacia della scrittura privata (art. 2702 del codice civile), ma solo nei rapporti con chi mette a disposizione la soluzione |
| Firma elettronica qualificata o firma digitale | smart card, chiavetta USB, firma remota con codice OTP | equivale alla firma autografa; si presume del titolare, che per negarla deve provare il contrario |
| Firma con identificazione informatica (art. 20 CAD) | un documento firmato dopo l’accesso con un’identità digitale, con un processo che rispetta i requisiti di AgID | forma scritta ed efficacia della scrittura privata |
In Italia «firma elettronica qualificata» e «firma digitale» sono praticamente sinonimi: la firma digitale è la forma di firma qualificata basata su una coppia di chiavi crittografiche, una privata per firmare e una pubblica per verificare. Si ottiene da un prestatore di servizi fiduciari qualificato, cioè una delle aziende o degli enti che rilasciano i certificati sotto la vigilanza di AgID.
Che cosa cambia in pratica: la prova
La differenza fra i tipi di firma si vede quando qualcuno contesta. Con la firma digitale la legge presume che l’abbia usata il titolare: chi vuole negarla deve dimostrare, per esempio, che gli hanno rubato il dispositivo e i codici. Con la firma avanzata tocca invece a chi vuole usare il documento dimostrare che la soluzione rispettava le regole tecniche. Con la firma semplice decide il giudice, guardando quanto il documento è sicuro e non modificabile.
Esempio: lo stesso accordo firmato in tre modi
- Firmato con firma digitale in formato PAdES: se una parte nega di averlo firmato, deve essere lei a provarlo.
- Firmato a mano, scansionato e mandato in PDF: è una copia per immagine di un documento di carta. Se è fatta secondo le linee guida AgID ha lo stesso valore di prova dell’originale finché nessuno ne contesta espressamente la conformità; conviene quindi conservare l’originale di carta.
- Con l’immagine della firma incollata sul PDF: è una firma elettronica semplice, e in caso di lite il giudice la valuta liberamente.
Per un accordo fra persone che si fidano bastano spesso tutti e tre; se il rischio di contestazione è alto, conviene la firma digitale. È lo stesso criterio che suggerisce AgID: partire dal rischio di disconoscimento.
Quando la firma digitale è obbligatoria
Per molti contratti la legge non chiede una forma particolare, e le parti possono firmare come credono. Ci sono però atti per cui la forma è obbligatoria, e se sono fatti con un documento informatico la firma sbagliata li rende nulli:
- Gli atti dei numeri da 1 a 12 dell’articolo 1350 del codice civile, fra cui i contratti che trasferiscono la proprietà di un immobile o costituiscono diritti reali su immobili: se sono scritture private informatiche vanno firmati con firma qualificata o digitale, salvo che la firma sia autenticata.
- Gli altri atti che per legge richiedono la forma scritta (numero 13 dello stesso articolo): basta anche la firma avanzata, o la firma con identificazione informatica prevista dall’art. 20 del CAD.
- Gli atti pubblici informatici, come quelli notarili: il pubblico ufficiale firma con firma qualificata o digitale.
Poi ci sono i casi in cui a chiedere la firma digitale è la procedura: i depositi del processo telematico, molte gare e alcuni bandi pubblici. Le regole le trovi nel bando o nelle istruzioni della procedura.
Istanze alla pubblica amministrazione
Per le domande e le dichiarazioni mandate online a un ufficio pubblico il CAD è più largo. Sono valide se:
- sono firmate con una delle firme dell’art. 20: digitale, qualificata, avanzata o con identificazione informatica;
- oppure chi le presenta si è identificato con SPID, carta d’identità elettronica o carta nazionale dei servizi, per esempio compilando il modulo sul portale dell’ente;
- oppure sono firmate a mano e mandate con la copia del documento d’identità;
- oppure sono mandate dal proprio domicilio digitale o dal proprio indirizzo PEC.
Il terzo caso è quello in cui basta la firma disegnata o scansionata: il documento d’identità allegato completa l’identificazione. Restano salve le regole speciali del fisco, dove si usano i canali telematici dell’Agenzia delle Entrate.
La firma disegnata sul PDF
Lo strumento «Firma PDF» del sito sovrappone al documento l’immagine della firma che disegni con il dito o con il mouse, nel browser e senza caricare il file. È una firma elettronica semplice: senza certificati né crittografia. Va bene per moduli, liberatorie, deleghe, iscrizioni e accordi privati, cioè dove chi riceve il documento la accetta; non sostituisce la firma digitale dove è richiesta.
- PDF già firmati digitalmente: aggiungere un’immagine modifica il file e rende non valida la firma digitale esistente. Se servono tutte e due, prima la firma disegnata, per ultima quella digitale.
- Sigla su ogni pagina e firma per esteso sull’ultima: si fa in due passaggi, la sigla su tutte le pagine e poi la firma solo sull’ultima.
- Conserva l’originale: lo strumento scarica una copia con il suffisso «-firmato» e lascia intatto il file di partenza.
Come si ottiene e come si verifica una firma digitale
La firma digitale si chiede a un prestatore di servizi fiduciari qualificato; AgID pubblica l’elenco di quelli attivi in Italia. Si può usare in due modi: in locale, con una smart card o una chiavetta USB che tieni tu, oppure da remoto, con nome utente, password e un codice OTP sul telefono, mentre la chiave resta custodita dal prestatore in un dispositivo sicuro. Il valore è lo stesso.
Il file firmato esce in due formati: CAdES, un file .p7m che contiene documento e firma, oppure PAdES, un PDF normale con la firma dentro. Per verificare una firma servono i programmi di verifica dei prestatori o i servizi di validazione: controllano che il documento non sia cambiato dopo la firma e che il certificato fosse valido in quel momento. Per leggere il contenuto di un .p7m basta invece estrarlo, anche con lo strumento del sito.
Errori comuni
- Aggiungere una firma disegnata a un PDF già firmato digitalmente: la firma digitale non è più valida.
- Usare la firma disegnata per un atto che richiede la firma digitale, come un contratto immobiliare informatico.
- Buttare l’originale di carta dopo averlo scansionato: se la copia viene contestata, serve l’originale.
- Confondere l’apertura di un file .p7m con la verifica della firma.
- Mandare a un ufficio pubblico una domanda firmata a mano senza la copia del documento d’identità.
Domande frequenti
La firma disegnata su un PDF ha valore legale?
È una firma elettronica semplice: ha valore, ma se viene contestata il giudice la valuta liberamente, guardando sicurezza, integrità e immodificabilità del documento. Non vale dove la legge chiede la firma digitale.
Firma digitale e firma elettronica qualificata sono la stessa cosa?
In pratica sì: la firma digitale è il tipo di firma qualificata basato su chiavi crittografiche, e in Italia i due termini si usano come sinonimi.
Posso firmare a mano, scansionare e mandare?
Sì: la scansione è una copia per immagine del documento di carta e, se fatta secondo le linee guida AgID, ha lo stesso valore di prova dell’originale finché nessuno ne contesta la conformità. Tieni l’originale; per le domande alla pubblica amministrazione allega la copia del documento d’identità.
Che differenza c’è fra CAdES e PAdES?
È solo il formato del file: CAdES produce un .p7m che contiene documento e firma, PAdES un PDF con la firma dentro. Il valore legale è lo stesso.
La firma su tablet in banca è una firma digitale?
No: di solito è una firma elettronica avanzata (grafometrica). Ha l’efficacia della scrittura privata, ma vale solo nei rapporti fra te e chi ti ha fatto firmare.
Fonti ufficiali
- Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS), articoli 3, 25 e 26: definizioni ed effetti giuridici delle firme elettroniche.
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, art. 20: forma scritta ed efficacia di prova dei documenti informatici.
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, art. 21: atti che richiedono la firma qualificata o digitale a pena di nullità.
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, art. 22: copie per immagine di documenti di carta.
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, art. 65: istanze e dichiarazioni alla pubblica amministrazione.
- Codice civile, art. 1350: atti che devono farsi per iscritto.
- Codice civile, art. 2702: efficacia della scrittura privata.
- AgID, «Firme e sigilli elettronici: analisi comparativa» (dicembre 2019).
- AgID, «Ottenere la firma elettronica».
Le cifre degli esempi sono calcolate con gli stessi motori degli strumenti del sito, sulle regole in vigore alla data di aggiornamento. Come le controlliamo: come verifichiamo i dati. Questa guida non sostituisce il parere di un professionista.